L’adjointe à la direction joue un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et stratégique auprès de la direction. Elle assure la coordination des activités quotidiennes, contribue aux opérations en ressources humaines, et participe à la gestion des contrats ainsi qu’au maintien de relations efficaces avec la clientèle.

​

 

Résumé du poste

​

Le coordonnateur ou la coordonnatrice opérations et administration agit comme partenaire clé auprès de la direction afin d’assurer une gestion efficace des activités administratives, opérationnelles et organisationnelles de l’entreprise. Elle contribue aussi à la fluidité des opérations quotidiennes, soutient plusieurs volets administratifs et ressources humaines, participe au suivi des contrats et assure une expérience professionnelle auprès des clients et partenaires.

​

Ce rôle requiert les compétences suivantes :

​

• Une grande autonomie

• Un excellent sens de l’organisation

• Capacité à anticiper les besoins ainsi

• Aptitude à évoluer efficacement dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement.

• Capacité à évoluer efficacement dans un environnement dynamique où les priorités peuvent évoluer rapidement

• Agilité, flexibilité et capacité d’adaptation afin de soutenir efficacement l’équipe et répondre aux situations nécessitant une intervention rapide

• Excellent jugement, esprit d’analyse et aptitude à résoudre des problèmes

• Excellentes habiletés organisationnelles et forte capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et efficacité

• Sens développé de la confidentialité et du professionnalisme

• Excellentes compétences en communication écrite et orale

• Capacité à anticiper les besoins, faire preuve d’initiative et travailler de façon proactive et autonome

• Bonne maîtrise des outils informatiques (Suite Office, outils de gestion)

​

​​

Responsabilités principales

​

1. Soutien à la direction

​

• Assurer la gestion de l’agenda de la direction (planification des rencontres, déplacements, priorisation des dossiers)

• Préparer, rédiger et réviser divers documents (rapports, présentations, correspondance)

• Organiser et coordonner les réunions (convocations, ordres du jour, comptes rendus)

• Assurer le suivi des décisions et des projets en cours

• Agir comme point de liaison entre la direction et les différents intervenants internes et externes

• Anticiper les besoins administratifs et opérationnels afin d’optimiser l’efficacité de la direction

• Participer à l’amélioration continue des méthodes de travail et processus administratifs

​

 

2. Ressources humaines

​

• Participer aux processus de recrutement (affichage de postes, tri des candidatures, organisation des entrevues)

• Assurer l’intégration des nouveaux employés (documentation, accueil, mise à jour des dossiers)

• Maintenir à jour les dossiers du personnel et les bases de données RH

• Répondre aux demandes des employés concernant les politiques et procédures internes

• Collaborer à la gestion de la formation et du développement des compétences

• Contribuer à l’administration des avantages sociaux

• Soutenir la direction dans l’application des politiques RH

• Participer au maintien et à l’amélioration des outils et processus RH

• Collaborer à différentes initiatives favorisant l’expérience employé

​

 

3. Gestion des contrats et offres de service

​

• Préparer, réviser et assurer le suivi des contrats et ententes commerciales

• Participer à la rédaction et à la mise en forme des offres de service

• Assurer la conformité des documents contractuels

• Suivre les échéances contractuelles et les renouvellements

• Maintenir un système de classement et d’archivage des documents contractuels

• Collaborer avec les équipes internes pour s’assurer de l’exécution des engagements contractuels

• Assurer la rigueur administrative et le respect des échéanciers

​

 

4. Suivi auprès des clients

​

• Assurer un service à la clientèle professionnel et courtois

• Répondre aux demandes d’information et assurer le suivi des dossiers clients

• Maintenir à jour les informations clients dans les systèmes internes

• Coordonner les communications entre les clients et les équipes internes

• Participer à la gestion des plaintes et à la résolution de problèmes

• Assurer le suivi post-service et contribuer à la satisfaction client​

 

Qualifications recherchées

​

• Diplôme en administration, en gestion, en ressources humaines ou domaine connexe

• Expérience pertinente en coordination administrative, soutien aux opérations ou soutien de direction

• Expérience en ressources humaines (un atout important)

• Expérience en gestion de contrats ou en coordination administrative (atout)

• Expérience dans un environnement en croissance ou évoluant rapidement (atout)

​

 

Conditions de travail

​

• Poste à temps plein, au bureau avec une possibilité de périodes de télétravail

• Environnement dynamique et collaboratif

• Possibilités d’évolution et de développement professionnel

• Milieu valorisant l’autonomie, les idées et la prise d’initiative

• Salaire compétitif

• 8% de paie de vacances

• Jusqu’à 2 % REER par employeur si employé cotise (2027)

• Assurance collective (2027)

​

Si ce poste vous intéresse, cliquez en bas pour postuler! 

​​

​

​